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Zeiterfassung (Agrartechnik 06/2008)

Firma Kirwel setzt auf Zeiterfassung

(Agrartechnik 06/2008)

Warenwirtschaftssysteme bieten heute eine Vielzahl an Datenverarbeitungs-, Kontroll- und Analysemöglichkeiten. Aber nicht immer ist das Neueste und Größte für den Einzelbetrieb auchgleich das Beste. EDV mit Augenmaß ist daher die Vorgehensweise bei der Kirwel Landtechnik in Blankenheim.

 

 

Ohne Elektronik geht heute in den Landmaschinen-Fachbetrieben (fast) nichts mehr. Das gilt für die Fehlerdiagnose bei Reparaturen ebenso wie für die Kundenkartei und die Warenwirtschaft. Zwar wird der absolut papierlose Betrieb noch lange die Ausnahme sein, aber der alten Zettelwirtschaft trauert - bei ehrlicher Betrachtung - auch kaum jemand nach. Die Bestandsverwaltung des Ersatzteillagers und die Auftragsabwicklung in der Werkstatt sind heute - von wenigen Ausnahmen abgesehen - Standard. Allerdings gehen die Meinungen der Fachhändler, welches Ausmaß an Elektronik darüber hinaus sinnvoll oder übertrieben ist, nach wie vor deutlich auseinander.

Eine Ursache dafür liegt sicher in den unterschiedlichen Betriebsstrukturen und -größen. Spätestens wenn Umsatz und Mitarbeiterzahl deutlich ansteigen oder sogar mehr als ein Standort zum Unternehmen gehören, ist eine wirkungsvolle Betriebssteuerung und -kontrolle ohne effektive Analysefunktionen der EDV kaum zu bewältigen. "Als Fendt-Star-Service-Betrieb sind wir in Sachen Technik absolut auf der Höhe der Zeit, auch für die internen Abläufe. Aber in klassischen Familienbetrieben wie unserem, mit einem Standort und insgesamt 18 Mitarbeitern, muss das Thema EDV absolut anwenderfreundlich, funktionssicher und mit minimalem Zeitaufwand zu handhaben sein. Schön zu haben wäre vieles, aber entscheidend ist die Machbarkeit im Tagesgeschäft", meint Stefan Kirwel, Inhaber und Geschäftsführer der Kirwel Landtechnik e.K. im nordrhein-westfälischen Blankenheim.

Diese Prämisse der Praxistauglichkeit war für ihn ein Grund, sich vor neun Jahren für das Warenwirtschaftssystem von Sewiga zu entscheiden. 2006 erfolgte die Umstellung von der DOS- auf die Windows-Version - ein Ereignis, das sich tief im Gedächtnis des ganzen Teams eingeprägt hat. "Das lag nicht an der Tatsache, dass wir die Umstellung am Rosenmontag vorgenommen haben, sondern an der völlig reibungslosen Umstellung binnen eines Tages, ohne Verluste der vorhandenen Datenbestände und ohne nennenswerte Anlaufprobleme", berichtet Stefan Kirwel rückblickend. Nicht zu vergessen ist zudem, dass an jenem Tag nicht nur die Soft- , sondern auch die gesamte Hardware in Form von sieben PC-Arbeitsplätzen erneuert wurde. Gerade darin sieht Sewiga-Geschäftsführer Ulrich Schmitz eine wesentliche Voraussetzung bei so weitreichenden Systemveränderungen. Und: "Die kombinierte Umstellung der Hard- und Software gab uns die Möglichkeit, in Ruhe alle notwendigen Vorbereitungen der Installation zu treffen, die Umsetzung der Datenbestände vorzubereiten und das System auf den reibungslosen Ablauf hin zu testen. Dadurch gelang die zügige Umstellung und der Aufbau binnen eines Tages", so Ulrich Schmitz.

 

Stefan Kirwel (Mitte) freut sich, dass seine Betriebssoftware modulartig erweitert und so schrittweise dem Bedarf sowie den zeitlichen Möglichkeiten angepasst werden kann. Gut betreut fühlt er sich von Sewiga-Geschäftsführer Ulrich Schmitz (re.) und Kundenbetreuer Markus Flick. 

Zehn Prozent Stunden-Plus

Ebenfalls im Februar 2006 wurde die auftragsbezogene Zeiterfassung per Barcode und Scanner in der Werkstatt eingeführt, ein Schritt, der zumindest am Anfang nicht gleich volle Begeisterung im Team auslöste, wie Stefan Kirwel rückblickend berichtet. Das änderte sich jedoch mit wachsender Routine zügig, sodass sich die erhofften Effekte einer exakteren Zeiterfassung einstellten. "Unsere Devise ist, dass jedem Kunden schnell und kompetent geholfen wird, selbst wenn dazu ein Monteur seine aktuelle Arbeit unterbrechen muss. In der Hitze des Gefechts wurde dabei früher nicht selten vergessen, alle Zeiten vollständig zu registrieren. Die Nutzung des Scanners bedurfte zwar einer gewissen Umstellung der Arbeitsabläufe und vor allem Disziplin aller beim Scannen zu Beginn sowie bei der Unterbrechung beziehungsweise Fertigsstellung des jeweiligen Auftrags. Das funktioniert jetzt aber bestens und hat dafür gesorgt, dass der Anteil verrechenbarer Stunden durch die exakte Erfassung um mindestens zehn Prozent gestiegen ist", so die Erfahrung des Fachhändlers. Nicht zu vergessen ist seine Zeitersparnis beziehungsweise die des Lagerleiters Dieter Eggert beim Anlegen der Werkstattaufträge. Sie summiert sich im Schnitt auf eine halbe Stunde täglich, so die Einschätzung - Zeit, die so jetzt "sinnvoller" genutzt werden kann. Ähnliches gilt auch für die unmittelbare Zuordnung von Teilen aus Explosionszeichnungen in den jeweiligen Auftrag. Allerdings könnte dieses 'Werkzeug' noch effektiver zum Einsatz kommen, wenn alle Landtechnikhersteller die notwendigen Voraussetzungen dafür schaffen würden, wünschen sich Stefan Kirwel und Dieter Eggert.

 

Ersatzteillagerleiter Dieter Eggert entlastet Firmenchef und Meister Stefan Kirwel auch beim Auftragsmanagement der Werkstatt. Er schätzt die Zeitersparnis durch die Stundenerfassung per Scanner und Barcode in der Werkstatt. Auch im Lager würde diese Technik Vorteile bringen, aber der Umstellungsaufwand ist sehr hoch.

 

Start für Teile-Barcodes

Diese Situation stellt sich den beiden auch bei einer anderen "Baustelle" dar: der Einführung von Barcodes im Ersatzteillager und im Verkaufsraum. Hauptgrund, es bisher nicht zu tun, war und ist das bestens laufende Tagesgeschäft, das fast keinen Spielraum lässt, derartige Großaktionen vorzubereiten und umzusetzen. Aber auch hier spiele eine Rolle, dass die Industrie noch deutlichen Nachholbedarf habe. "Nur wenige Hersteller zeichnen ihre Ware mit Barcodes aus und liefern diese auch in ihren Preisdateien mit, die wir in unserem EDV-System integriert haben. Ein aus Sicht der Fachbetriebe brauchbares und einheitliches Barcode-System wäre sehr begrüßenswert, denn bisher müssten wir alle eingehenden Warensendungen selbst umetikettieren - ein kaum vertretbarer Aufwand", so Stefan Kirwel. Trotzdem will er dieses Thema demnächst angehen, zumindest im Verkaufsraum. Dieser soll erweitert, modernisiert und neu eingerichtet werden. Später soll dann auch das Ersatzteillager umgestellt werden, wenngleich dafür noch kein Zeitfenster definiert ist. Obwohl ihm Ulrich Schmitz schon eine im Branchenvergleich umfassende Nutzung des Warenwirtschaftssytems bescheinigt, möchte sich der Blankenheimer Fachhändler auf längere Sicht den sehr vielfältigen Möglichkeiten der Datenanalyse noch stärker als bisher widmen. Er ist sich bewusst, dass hier durchaus Reserven für den Betrieb schlummern. "Mit zunehmender Betriebsgröße steigt unbestreitbar auch für uns die Notwendigkeit zu mehr Kontrolle der Abläufe sowie zur noch gezielteren Potenzialanalyse in Verkauf und Service. Doch EDV darf kein Selbstzweck werden und nicht zuviel Arbeitszeit binden. Deshalb ist es gut, dass unser EDV-System alle Voraussetzungen schon jetzt bietet, wir die Nutzung aber schrittweise intensivieren und so das Tempo selbst 'dosieren' können", meint Stefan Kirwel abschließend.

 

Der Verkaufsraum soll demnächst erweitert und modernisiert werden. In dem Zusammenhang steht auch die Einführung eines Barcodesystems an.

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